Склад ведет собственный учет, будучи подведомственным хозяйством или автономным объектом по хранению продукции разных торговых сетей. Автоматизация склада приводит к упорядочению всех его отношений как с товарами, так и с их поставщиками, которые в данном случае могут быть клиентами. Программа для склада проста и удобна в использовании, состоит из трех разделов – это блоки «Модули», «Справочники» и «Отчеты».

, Система УСУ для учета на складе

Работа в программе для склада начинается с наполнения справочников – это тот блок, который определяет подчиненность процессов и взаимосвязь между разными данными, что важно для полноты и, соответственно, качества учета. В этом блоке складу нужно указать все те магазины, с которыми он работает, если это склад ведомственный, или свои филиалы и отделения, если это самостоятельная структура, а также перечислить сотрудников, кому будет разрешен вход в программу. Далее наступает очередь главного для склада информационного объекта – создание номенклатурного ряда, где будут перечислены все товарные позиции, находящиеся на территории складского хозяйства.

Перед его наполнением складу нужно сформировать перечень категорий, по которым будут разделены товары для удобной работы с большим количеством данных. Создание номенклатурного ряда можно осуществить двумя способами – или регистрацией каждой позиции через окно товара, или посредством функции импорта.

Окно товара – особая учетная форма, имеющая формат встроенных ячеек с выпадающими меню ответов, из которых нужно выбрать тот, что соответствует ситуации. Форма ускоряет, с одной стороны, ввод данных в автоматизированную систему учета, с другой стороны устанавливает упомянутую выше взаимосвязь между данными из разных учетных групп. Импорт данных – это перенос информации из других файлов автоматически, без какого-либо участия персонала, в единственную задачу которого для осуществления этой операции входит задать конечный путь для импортируемых значений. Импорт данных применяют для переноса товарной базы из предыдущей версии хранения данных и при оформлении продукции при ее поступлении на склад из накладных.

Как только справочники будут заполнены, переходят к блоку «Модули» – это единственный рабочий блок в программе, где пользователи могут что-то делать, что именно – определяют их полномочия, поэтому все работники склада имеют разные права для работы в программе. Им предоставляются персональные коды доступа – это логин и пароль к нему, формирующие рабочую зону сотруднику, где находятся только доступные ему электронные формы для ведения учета и отчетов. Эти формы доступны, правда, еще руководству склада, которое будет через них контролировать работу сотрудников. Для этого в программе предусмотрена функция аудита, выделяющая все правки и удаления, которые программа аккуратно сохраняет, жирным шрифтом или цветом.

, Система УСУ для учета на складе

В «Модулях» идет формирование накладных, которые, накапливаясь по ходу работы склада, составляют достаточно большую и полезную для анализа спроса базу данных. Все накладные имеют построчное представление с индивидуальными параметрами – номером, датой, поставщиком, суммой и пр. Если нажать на такую строчку, в нижней части экрана появится полный перечень ее содержимого – товаров, полученных или реализованных по ней. Каждая накладная имеет свой статус, также отображенный в строке, – на склад или со склада, а может быть и то, и другое.

Для склада важна работа с оборудованием – тем же сканером штрих-кода, терминалом сбора данных, электронными весами, принтерами этикеток и др. Автоматизация позволяет работать с перечисленным, так как программа легко интегрируется с ними, повышая свою функциональность и их потенциал. Если складне работает с таким оборудованием, то работа в программе будет совсем элементарной – выбор необходимых товаров будет производиться не через штрих-код, а мышкой при предварительно запущенном поиске по наименованию продукции.

Нужно отметить, программа составляет интересные отчеты по деятельности склада, предоставляет информацию по текущим остаткам товарных запасов на любую дату и время, информирует о том, что скоро что-то закончится и самостоятельно заполнит заявку на новую поставку.